3 preguntas antes de convocar a una junta

Las juntas son un mal necesario para la vida empresarial.

Son indispensables para llegar a acuerdos con las diferentes partes de una compañía, pero si no son llevadas correctamente pueden provocar grandes pérdidas de tiempo.

Hay ocasiones en que la descripción del objetivo de la junta es confusa, no se tiene una orden del día, minuta de una reunión anterior para dar seguimiento a las decisiones alcanzadas –si las hubo- y la mitad de las personas convocadas no saben para qué están ahí.

Estas juntas rápidamente se “descomponen” para ver temas diversos que no llevan a nada o para resolver pendientes que no se han podido desahogar en otros foros. No falta el asistente que decida aprovechar su tiempo con su smartphone, mientras otros conversan entre sí.

Se trata de las reuniones menos productivas del mundo.

De acuerdo con Industry Week, el 15 por ciento del tiempo total de trabajo se pierde en juntas y ese porcentaje se eleva al 40 por ciento cuando se trata de altos ejecutivos. Esto se traduce a dos días a la semana dedicados solamente a tener juntas con tres o más compañeros de trabajo.

Es más, solo en Estados Unidos, estas reuniones innecesarias provocan pérdidas por 37 mil millones de dólares en costos salariales.

La firma Jabra ofrece algunos consejos para hacer que las juntas de negocios sean más productivas:

1. Piénsalo bien antes de invitar a todos

Antes de convocar a una junta pregúntate: ¿Es indispensable tener una junta? Tal vez puedas resolver los pendientes con un par de llamadas.

También debes pensar quiénes son las personas que forzosamente deben asistir a la reunión pues su presencia es vital para atender el problema en cuestión.

2. Establece una razón

Es indispensable que indiques por qué deben asistir los participantes a la junta y qué se espera lograr. No olvides ofrecer a los asistentes la opción de no asistir si creen que su presencia no puede contribuir de una manera significativa al objetivo de la reunión.

3. Sé minucioso con los detalles

• Las juntas deben ser correctas:
• Llevar una agenda clara del encuentro.
• De ser necesario, enviar los materiales de lectura por adelantado.
• Fijar una hora de inicio y una hora máxima de finalización para la junta.
• Evitar caer en puntos no establecidos en la agenda.
• Levantar una minuta de los puntos acordados.

¿Tienes algún otro tip para que las juntas de trabajo sean más provechosas?