¿Qué es decluttering y por qué aplicarlo también en tu oficina?

La nueva moda que llega desde Estados Unidos nos ayuda a optimizar el espacio y reducir los niveles de estrés en el trabajo.

Hace algunos meses Netflix sacó a la luz “¡A ordenar con Marie Kondo!”, un curioso programa en el que la experta en organización de espacios Marie Kondo ayudaba a diferentes personas a deshacerse de todos aquellos objetos innecesarios que impedían conseguir una atmósfera de armonía y equilibrio en sus hogares. Tras el estreno, cientos de personas alrededor de todo el mundo han comenzado a poner en práctica el “método konmari” que promueve esta gurú del orden japonesa.

Esta propuesta de organización, que cada día gana más adeptos, está muy relacionada con el conocido como Decluttering. Este término proviene del inglés y, al igual que ocurre con una gran variedad de palabras anglosajonas, no contamos con una traducción exacta en nuestro idioma. Así, en inglés “clutter” significa desorden, caos; mientras que “unclutter” o “declutter” haría referencia a la acción de despejar ese caos, de poner orden. La formación Decluttering, por tanto, podría entenderse como la técnica empleada para conseguir llevar a la práctica ese orden.

En ocasiones pasamos por alto la organización de aquellos espacios en los que pasamos más tiempo a lo largo del día, y esto es un gran error, puesto que son muchos los expertos que afirman que el desorden es una de nuestras principales fuentes de estrés. Los psicólogos señalan que la falta de organización provoca estímulos visuales y táctiles excesivos, lo que a su vez trae consigo un trabajo extra para nuestros sentidos. Frustración, irritabilidad o angustia son solo tres ejemplos de las consecuencias que esta hiperactividad puede causar en nuestro organismo. Con base en a esta idea, no es de extrañar que muchas personas sientan satisfacción al ordenar, ya que libera tensiones y ofrece una sensación de control.

Deshacerse de lo que ya no usamos, la clave 

Pero el Decluttering va más allá, ya que no solo se trata de ordenar sino también de eliminar de nuestras vidas todos los excesos. ¿De verdad necesitamos 20 tazas si siempre usamos las mismas? ¿Realmente vamos a leer esa docena de libros que llevan acumulando polvo en la estantería durante años? ¿Es necesario sobrecargar las paredes con tantos cuadros en los que nadie se fija y que solo sirven para acumular suciedad? La acumulación de objetos que no nos aportan nada nos lleva también a la acumulación de ansiedad. 

Es por ello por lo que un pilar básico del Decluttering es comenzar deshaciéndonos de todo aquello que no necesitamos o que apenas usamos. Generalmente esta filosofía se aplica en los hogares, que es donde mayor acumulación de objetos se da, pero también es aplicable a nuestro espacio de trabajo. De hecho, se convierte en algo vital para aquellas personas que trabajan desde casa. Los cambios en el mercado laboral han provocado que cada vez sean más las personas que trabajan desde sus hogares y, aunque a priori puede parecer que todo son ventajas, la realidad es muy diferente. A la dificultad de conseguir separar lo personal de lo laboral, se le suma la necesidad de ser muy disciplinado, ya que es vital fijar unos horarios de trabajo, no descuidar nuestra alimentación ni nuestras rutinas alimentarias, sobre todo si nuestro trabajo implica estar muchas horas delante de un ordenador, obligarnos a salir y realizar ejercicio físico, o contar con un espacio dedicado en exclusiva a nuestro trabajo. 

Tanto para estas personas como para las que se desplazan a diario a una oficina, el Decluttering es esencial para mantener en armonía ese espacio en el que desarrollamos nuestra actividad profesional.

¿Cómo aplicar el Decluttering en nuestra oficina?

Lo primero que debemos hacer es despejar nuestro escritorio de todos aquellos elementos que no son útiles. Adiós a las fotografías, los cuadernos duplicados, las facturas ya revisadas, los casos archivados y la docena de bolígrafos. Debes quedarte con lo esencial, si necesitas un cuaderno déjalo, pero solo uno, no 4. Lo mismo con los bolígrafos o plumas, los clips, los lapiceros o los Post-it.

El segundo paso es poner orden en las pocas cosas que hayamos seleccionado para dejar sobre el escritorio. Archiva los documentos recientes por categorías y no hagas castillos con ellos: en cuanto se hayan revisado, deben pasar a una nueva ubicación. No acumules notitas, periódicos ni revistas: todo lo que ya no vale debe ir a la basura. Recuerda: menos es más.

Si no estás seguro de si algo todavía puede ser útil o no, es recomendable instalar una caja de “posibles”. En ella podrás ir depositando aquellos objetos y documentos de los que dudas y, cada semana o cada 15 días, revisarla y tirar todo aquello que no hayas echado en falta.

Los dispositivos electrónicos, los grandes olvidados

Las computadores, tabletas, agendas digitales y los smartphones son el tercer gran paso a dar. ¿Por qué? Básicamente porque en ellos volcamos nuestra vida, pero rara vez nos paramos a organizar toda esa información.

Lo primero que debemos tener claro es que la digitalización es nuestra mejor aliada: todo lo que puedas transformar en soporte digital, transfórmalo. Nos ayudará a eliminar voluminosos documentos de nuestros mesados.

Una vez digitalizado, debemos poner orden en nuestro “escritorio virtual”. Nada de contar con decenas de carpetas en la pantalla de inicio que no hacen otra cosa que impedir que localicemos a la primera aquello que estamos buscando. Crea carpetas por categorías y clasifica los documentos y archivos siguiendo este sistema. 

No olvides que en el Decluttering tan importante es la organización de los elementos como la eliminación de los mismos. No tengas miedo en enviar a la papelera de reciclaje carpetas enteras, si no has vuelto a revisar ese albarán de hace 5 años es poco probable que lo vayas a hacer en un futuro. Lo mismo se aplica a los celulares: vídeos, fotos y correos electrónicos vistos y leídos deben ser eliminados. No solo ocupan un espacio muy valioso en nuestros dispositivos, sino que también nos generan estrés al ver tantos archivos juntos.

Los tres Tips básicos que no debes olvidar

A priori el Decluttering puede parecer sencillo, pero es importante tener siempre tres cuestiones en mente para no perder de vista nuestro objetivo:

1) De menos a más: No trates de abarcar todo en un día, porque será imposible. Es aconsejable, por tanto, no empezar a organizar lo que peor está del espacio global que tratamos de ordenar. En este caso, es mejor empezar por el escritorio que por los cajones de nuestra mesa, ya que es una superficie en la que es más fácil poner orden y que, una vez organizada, nos dará una mayor sensación de avance.

2) Adiós a los objetos duplicados: Deshacerse de objetos suele ser bastante complejo porque siempre existe la duda de “y si algún día lo necesito para…” Debes cortar de raíz con ese pensamiento, más aún si se trata de cosas que tenemos duplicadas. No puedes beber por dos vasos a la vez ni escribir con dos plumas al mismo tiempo, así que no atesores objetos iguales que solo servirán para ocupar espacio.

3) Utilidad y exclusividad: Aplica la regla de lo “útil y exclusivo”, o lo que es lo mismo, que funcione y que no haya otro similar o mejor. Si algún objeto no responde a ninguna de estas cualidades debe ir directo a la basura.