¿Qué riesgos hay al usar mi cuenta personal de WhatsApp en el trabajo? 

En el ámbito del reclutamiento y la selección de personal, especialmente durante los procesos masivos para cubrir, por ejemplo, puestos operativos por temporada, la eficiencia y la organización son cruciales. Uno de los aspectos a menudo subestimado pero vital para la eficacia de estas campañas es proporcionar a los reclutadores las herramientas adecuadas para realizar sus tareas. En este caso, proporcionar dispositivos y números de teléfono corporativos propios tipo WhatsApp, es una estrategia donde se refuerza la profesionalidad y la seguridad, y de paso, se optimiza significativamente las operaciones de reclutamiento. 

¿Por qué debo utilizar dispositivos y cuentas empresariales?

Utilizar un dispositivo y número de WhatsApp asignado por la empresa para los procesos de reclutamiento ofrece varias ventajas clave. Estas abarcan aspectos económicos, de seguridad, flexibilidad y la imagen de la empresa.  

Imaginemos a una empresa de logística que necesita contratar a cientos de trabajadores operativos para manejar el aumento de volumen durante la temporada navideña. Equipar a cada reclutador con un smartphone y número corporativo permite una comunicación fluida y continua con los candidatos, desde la primera llamada hasta la confirmación de la contratación. Los dispositivos pueden usarse para agilizar entrevistas mediante llamadas, verificar rápidamente las referencias y gestionar múltiples aplicaciones a la vez. Todo esto, manteniendo cada interacción alineada con las políticas de la empresa y bajo estrictos estándares de seguridad. 

Además de las ventajas del día a día, existen otro tipo de beneficios por los que se debería optar por utilizar recursos proporcionados por la empresa. 

Aspectos económicos 

La empresa puede controlar mejor los costos de comunicación y negociar tarifas corporativas que pueden ser más económicas que los planes personales. Adicional, los reclutadores verán reflejados los beneficios en su reducción de costos asociados con el uso de su dispositivo personal, como el desgaste del equipo, el mantenimiento o el uso de datos.  

Imagen de la marca empleadora 

Proporcionar dispositivos y números dedicados a los reclutadores ayuda a presentar una imagen profesional y unificada de la empresa. En un proceso de reclutamiento masivo, especialmente cuando se trata de puestos operativos estacionales, la primera impresión es fundamental. Los candidatos perciben la organización como más legítima y estructurada cuando reciben llamadas y mensajes de un número corporativo. Esto aumenta su interés y confianza en la oferta laboral. 

Comunicación interna 

Los reclutadores equipados con herramientas corporativas pueden comunicarse más rápidamente y de manera más eficiente entre sí. Esto es especialmente útil en escenarios donde múltiples reclutadores trabajan en el mismo proyecto de contratación. Por ejemplo, en la selección de personal para una nueva tienda de retail, la capacidad de compartir información rápidamente y en una plataforma común puede hacer una diferencia significativa en la velocidad y la coherencia del proceso de reclutamiento. 

Eficiencia y organización 

Durante los picos de contratación, los reclutadores pueden verse abrumados por el volumen de comunicaciones. Tener un dispositivo y número dedicado permite gestionar mejor estas interacciones, asegurando que ninguna llamada o mensaje importante se pierda entre asuntos personales. Además, facilita la implementación de sistemas automatizados, como los SMS para confirmar entrevistas o enviar recordatorios. Es de ayuda al manejar grandes cantidades de candidatos de manera eficaz. 

En caso de cambio de personal, es más fácil transferir el manejo de las comunicaciones de reclutamiento a otro miembro del equipo. Se asegura una transición suave y sin pérdida de información. 

Análisis de datos 

Con dispositivos dedicados, es más fácil recopilar y analizar datos sobre la eficacia de diferentes estrategias de reclutamiento. Esto permite a los departamentos de Recursos Humanos ajustar tácticas en tiempo real y mejorar continuamente los procesos. Si un reclutador encuentra éxito con ciertos mensajes o estrategias de alcance para puestos operativos, esta información puede ser compartida y replicada rápidamente a través del equipo. 

Riesgos al usar una cuenta personal de WhatsApp para el Reclutamiento

El uso de WhatsApp personal para los procesos de reclutamiento puede implicar varios riesgos tanto para el reclutador como para la empresa. Aquí te detallamos algunos de los principales. 

8 riesgos legales por utilizar cuentas personales de WhatsApp en Reclutamiento

1. Violación de normativas de privacidad. El manejo inadecuado de datos personales de candidatos puede violar leyes de protección de datos como la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares en México, o similares en otros países. Estas leyes requieren un manejo cuidadoso y consentido de los datos personales. 
2. Incumplimiento de la seguridad de la información. La falta de medidas de seguridad adecuadas en el dispositivo personal lleva a la exposición de información confidencial, contraviniendo normas sobre la seguridad y confidencialidad de los datos. 
3. Responsabilidad por pérdida o robo de Información. Si el dispositivo personal es perdido o robado, y se accede a información confidencial de candidatos, el reclutador y la empresa son los responsables por no proteger adecuadamente esos datos. 
4. Problemas de consentimiento y autorización. No obtener el consentimiento adecuado de los candidatos para comunicarse a través de un canal como WhatsApp puede invadir la privacidad personal del candidato. 
5. Registro y archivado de comunicaciones. La falta de un sistema adecuado para archivar las comunicaciones relevantes lleva a incumplimientos legales, especialmente si se requieren como evidencia en disputas laborales o auditorías. 
6. Derecho a la desconexión. En algunas jurisdicciones, como en partes de Europa, los empleados tienen el derecho legal a desconectarse fuera de horas de trabajo. El uso de WhatsApp personal para fines laborales puede infringir este derecho. 
7. Continuidad de la comunicación post empleo. Si un reclutador deja la empresa y sigue recibiendo mensajes de candidatos en su WhatsApp personal, puede resultar en violaciones de la confidencialidad o en la pérdida de información importante. 
8. Conflicto de intereses. El uso de un canal personal para comunicaciones profesionales implica riesgos de conflictos de intereses, especialmente si se mezclan contactos personales y profesionales. 

Es fundamental que las empresas proporcionen directrices claras y herramientas adecuadas para la comunicación en procesos de reclutamiento. Así, se asegura el cumplimiento de las leyes y mitigando riesgos legales. 

8 riesgos no legales por usar cuentas personales de WhatsApp en Reclutamiento 

1. Interferencia con la vida personal. Usar un número personal para el trabajo lleva a llamadas y mensajes fuera de horario laboral. Dificulta separar la vida profesional de la personal y puede resultar en estrés y agotamiento en el reclutador.
2. Pérdida de profesionalismo. Comunicarse con candidatos desde un número personal se considera poco profesional y daña la imagen de la empresa ante los posibles candidatos. 
3. Gestión desorganizada de información. La mezcla de comunicaciones personales y profesionales en un solo dispositivo complica la organización y el seguimiento de las interacciones importantes. Aumenta el riesgo de errores y omisiones en el proceso de reclutamiento. 
4. Dificultad en la transición de roles. Si el reclutador deja la empresa, desvincular su número personal de las comunicaciones de trabajo llega a ser complicado. Puede llegar a confusión o pérdida de información vital si los candidatos continúan contactando al número antiguo. 
5. Desgaste del dispositivo personal. El uso intensivo del dispositivo personal para fines laborales acelera el desgaste y deterioro de este. Puede ser un problema si el empleado tiene que asumir los costos de mantenimiento o reemplazo. 
6. Distracciones aumentadas. Recibir notificaciones constantes de mensajes de trabajo en el dispositivo personal aumenta las distracciones y disminuye la productividad general. 
7. Riesgos de seguridad digital. El dispositivo personal puede no estar equipado con las mismas medidas de seguridad que un dispositivo proporcionado por la empresa. Aumenta el riesgo de ataques cibernéticos o malware que podrían comprometer tanto datos personales como profesionales. 
8. Falta de respuesta inmediata. Al usar un número personal, el reclutador puede no responder tan rápida o constante como lo haría con un dispositivo dedicado al trabajo. Puede afectar negativamente la experiencia del candidato y la eficiencia del proceso de reclutamiento. 

Cumplimiento de normativas en el uso de cuentas de WhatsApp y dispositivos empresariales 

Contar con un dispositivo y número corporativo no solo permite una auditoría más sencilla en caso de ser necesario, sino que facilita el cumplimiento de las leyes de protección de datos y leyes relacionadas estrechamente con el bienestar de tus colaboradores. 

¿Qué dice la norma NOM-037 sobre dispositivos y cuentas empresariales? 

La NOM-037-SSA2-2012 es una norma mexicana que establece los requisitos para la implementación de estrategias de promoción de la salud en los lugares de trabajo. Si bien, esta norma no se ocupa específicamente de la provisión de dispositivos móviles o números de WhatsApp para reclutadores, vinculamos su propósito con prácticas laborales saludables y la prevención de riesgos laborales asociados al uso de dispositivos personales para el trabajo.  

Prevención del estrés laboral 

Proporcionar un dispositivo móvil y número de WhatsApp de la empresa ayuda a separar las comunicaciones de trabajo de los personales. Reduce el estrés y la ansiedad al recibir mensajes y llamadas laborales fuera del horario laboral. 

Promoción de un ambiente de trabajo saludable 

Al tener un dispositivo dedicado a las actividades de reclutamiento, se facilita la organización y gestión del tiempo. Contribuye a un ambiente de trabajo más ordenado y menos estresante. 

Cumplimiento de normativas de salud ocupacional 

Hay una clara reducción del riesgo ergonómico. El uso de dispositivos adecuados y configurados específicamente para las tareas laborales ayuda a prevenir problemas físicos como la fatiga visual o lesiones por movimientos repetitivos. 

¿Cómo hacer efectiva la NOM-037? 

• Con políticas acerca del tiempo de uso de dispositivos móviles de la empresa, incluyendo las horas durante las cuales los empleados deben estar disponibles y cuándo pueden desconectarse. 
• Capacitaciones sobre el uso efectivo y seguro de los dispositivos móviles proporcionados, enfocándose en la optimización del tiempo y la prevención de la fatiga digital. 
• Revisiones regulares y evaluaciones periódicas para asegurar que los dispositivos móviles están siendo usados adecuadamente y que contribuyen a un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal de los empleados. 
• Mantenimiento que aseguren que los dispositivos estén en buenas condiciones y actualizarlos regularmente para que cumplan con las necesidades tecnológicas. 

A través de estas prácticas, las empresas cumplen con la NOM-037 y otras normativas de salud ocupacional en México. Mejoran la eficiencia y satisfacción de los reclutadores y promueven un ambiente laboral más saludable y productivo. 

Conclusión 

El suministro de dispositivos y números propios a los reclutadores funciona como una medida de seguridad y organización. Es una estrategia que potencia significativamente la efectividad de los procesos de reclutamiento, especialmente en situaciones de alta demanda.  

Al invertir en estas herramientas, las empresas no solo mejoran su capacidad de contratación, también mejoran la experiencia del candidato y la imagen global de la empresa, lo cual es fundamental en un entorno competitivo de reclutamiento.