Pros y contras de las oficinas abiertas ¿es hora de remodelar?

Trabajar en una oficina en donde el espacio más que un facilitador, genera problemas o eleva los niveles de estrés, puede desencadenar problemas como presentismo, ausentismo, ansiedad y depresión en los colaboradores.

Una oficina disfuncional puede tener dificultades para colaborar o tener interacciones productivas entre los equipos. Si bien a menudo culpamos a la tecnología o a las personas mismas cuando la comunicación no fluye correctamente, mucho también tiene que ver el espacio en donde nos encontramos.

Hace algunos años comenzó la tendencia de oficinas abiertas, en donde empresas innovadoras y referentes de distintas industrias, derribaron los muros de cubículos y eliminaron oficinas privadas como símbolos obsoletos de la jerarquía corporativa.

En ese entonces se pretendía que un diseño abierto transmitiera una actitud moderna que mejorara la comunicación haciéndola más horizontal, repensando las reglas anteriormente establecidas.

Para 2014, alrededor del 70 por ciento de todas las oficinas del mundo (1) tenían planos abiertos. De igual manera algunas nuevas tendencias comenzaron a permear en la cultura empresarial, como los “coffee breaks”, snacks saludables, programas de bienestar empresarial y más.

Si bien las oficinas abiertas estaban destinadas a fomentar la innovación, creatividad y colaboración, al aplicar las teorías en el mundo real, no todo ha sido benéfico. A veces, en la práctica, pueden tener el efecto contrario.

Los retos

En los espacios “sin barreras” que caracterizan a las oficinas abiertas, hay muchas distracciones. Personas haciéndonos la plática, comiendo, escuchando música, vaya, hasta el clic y las teclas de otra computadora a veces distraen.

En 2018, los investigadores de Harvard Business School analizaron cómo la transición a un espacio de trabajo abierto afectó la colaboración entre equipos. El estudio descubrió que una oficina abierta reducía las interacciones cara a cara en alrededor del 70 por ciento. En contraste, los mensajes de correo electrónico aumentaron en un 50 por ciento.

Parece raro, pero resultó que la arquitectura abierta desencadenó lo contrario a lo que buscaba, donde los compañeros de trabajo ansiaban menos contacto social y optaban por enviar correos electrónicos y mensajes instantáneos.

Otros estudios han demostrado los bemoles de trabajar en espacios abiertos y menos estrictos. Se descubrió por ejemplo, que las oficinas abiertas tenían un efecto negativo en la capacidad de atención, pensamiento creativo, productividad y satisfacción laboral. Los colaboradores también tenían niveles de estrés más altos y menor concentración y motivación que aquellos en diseños de oficinas estándar.

¿Entonces cómo trabajar?

No se trata de solamente revertir el proceso de las oficinas abiertas y regresar a la estructura más tradicional, pero sí encontrar la manera en la cual el modelo de oficina abierta no afecte la productividad y la comunicación.

Quedarnos con los beneficios, cambiar lo que no funciona. Aquí algunas ideas:

• Crear y trabajar con equipos pequeños, de 5 o 6 personas.
• Hacer salas de trabajo, con cuatro paredes y puerta, en donde se pueda trabajar en equipo, pero no en medio del resto del público de la oficina.
• Pizarrones grandes, escritorios amplios y que se pueden adaptar a casi cualquier tipo de trabajo.
• Amplio no siempre es abierto. Espacios grandes pero divididos por equipo, área o empleado, puede hacer total diferencia en la convivencia diaria.
• Lugares menos ruidosos, las oficinas abiertas provocan más ruido, hay que buscar reducir esto con separaciones o normas al respecto.

Estas ideas pueden dar una pauta de inicio para definir los espacios de una empresa, pero, no hay una plantilla para el diseño de oficina perfecto, cada organización tiene necesidades específicas, equipos de trabajo establecidos, formas de trabajo.

No nos sirve mucho copiar a las empresas más innovadoras o con mejores índices de productividad, pues tal vez nuestro giro, nuestro tipo de colaboradores o cualquier de los cientos de factores que conforman nuestra empresa, no encajen con ese tipo de oficina.

Es importante comprender las posibles ventajas y desventajas de un plan abierto. Incluso si las oficinas privadas no son viables para todas las empresas, a menudo podemos proporcionarles a nuestros equipos espacios propios de medio tiempo, como salas de descanso o cuartos silenciosos.

Como la mayoría de las decisiones en los negocios, es esencial hacer lo que mejor funcione para tu empresa y tu equipo. Al escuchar las necesidades y cubrirlas, es como más vale la pena una inversión.

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(1) https://www.newyorker.com/business/currency/the-open-office-trap